Allt om eleven samlat i en elevakt.
Dokumentation, betyg, anpassningar, närvaro och kontakthistorik ligger på samma elev. Rätt personal ser rätt uppgifter, och när ett underlag ska fram — till tillsyn, överlämning, ett utvecklingssamtal eller en begäran om utlämnande — är det redan sammanställt och klart att lämna ifrån sig.
När någon begär ut en handling räknas minuterna
Kommunala skolor lever redan med det: en begäran ska hanteras skyndsamt, och ni måste kunna avgöra vad som får lämnas ut och vad som omfattas av sekretess. Från 2027 gäller samma sak för fristående förskolor, skolor och fritidshem.
Det svåra är sällan juridiken. Det svåra är att hitta allt som rör en elev när det ligger i fem olika system, och att veta vem som skrivit vad och när.
Hitta allt som rör en elev
Dokumentation, betyg, anpassningar, åtgärdsprogram, närvaro och kontakthistorik ligger under samma elev. Inget behöver letas ihop ur mejl, kalkylblad och lokala mappar.
Färdiga utdrag att lämna ut
Ta ut hela elevakten eller ett enskilt underlag i det format mottagaren behöver. Ni slipper klippa och klistra ihop ett svar för hand.
Vem skrev vad, och när
Varje anteckning bär författare och datum. Det gör det möjligt att svara på vad som fanns dokumenterat vid en viss tidpunkt.
Elevakten gör underlaget sökbart och enkelt att ta fram. Bedömningen av vad som är allmän handling och vad som omfattas av sekretess gör ni — den ligger hos huvudmannen och går inte att automatisera bort.
Rätt personal ser rätt uppgifter — satt på en eftermiddag
Elevhälsans anteckningar ska inte ligga öppna för alla. Samtidigt ska mentorn inte behöva be om lov för att se sin egen klass. I Elevakten styr ni det per roll, med avvikelser för enskilda personer när det behövs.
En vy, inte ett regelverk
Varje rättighet är en rad. Ni ser direkt vilka roller som har den, och klickar för att ändra. Inga roller att koda, inga grupper att hålla reda på.
- Rektor, lärare, EHT, kurator, skolsköterska och mentor har genomtänkta utgångslägen från start
- Känsligt hålls isär: skyddad identitet, elevhälsa och utvecklingssamtal har egna rättigheter
- Behöver en enskild person mer eller mindre än sin roll ger ni avvikelsen på personen
- Rektor styr även vem som får exportera vad, och vem som får se arkiverade elevakter
Samla det ni behöver — inte allt ni kan
Ju mer ni sparar, desto mer har ni ansvar för. Elevakten är byggt för att hålla mängden nere och sätta ett slutdatum på det som ändå samlas in.
Fält med ett syfte
Dokumentationen följer läroplanens struktur i stället för att vara fritextfält som fylls med allt möjligt. Det ni skriver har en plats och en anledning.
Gallring med datum
Skolan sätter själv hur länge uppgifter om utskrivna elever ligger kvar. Efter det försvinner de — ni behöver inte komma ihåg att städa.
Nyckeltal i stället för inläsning
Skolledningen följer hur planering, dokumentation och uppföljning används — antal planeringar per medarbetare, dokumentationsgrad per klass och vad som ligger oavslutat — utan att behöva läsa enskilda elevers uppgifter för att få en lägesbild.
Skyddad identitet
Elever med skyddad identitet syns bara för den personal huvudmannen pekat ut. Det är en egen rättighet, inte en inställning som kan glömmas bort.
Personuppgiftsbiträdesavtal
Avtalet finns på plats från start, med tydliga rutiner för lagring och gallring. Data ligger kvar hos er — ni äger den och kan ta ut den när som helst.
Er data, er egendom
En fullständig säkerhetskopia av allt är en knapptryckning bort. Ni är aldrig inlåsta och behöver aldrig fråga oss om lov för att få ut er egen information.
Byggt för att personalen faktiskt ska använda det
Ett system som inte används är dyrare än inget system alls. Elevakten ser ut och beter sig som de e-tjänster personalen redan känner till — rent, tydligt och utan upplärning som tar en studiedag.
Elevakten — allt om en elev i samma vy
Info, betyg, anpassningar, åtgärdsprogram, närvaro, kontakt och samtal ligger som flikar på eleven. Läraren behöver inte veta i vilket system något hamnade.
- Läroplanen syns där betyget sätts — centralt innehåll och kriterier hämtas från Skolverket
- Hela elevakten kan tas ut som PDF eller export när den ska lämnas över
- Terminen sätts automatiskt, så dokumentationen hamnar rätt utan att någon behöver tänka på det
Frånvaro som syns innan den blir ett problem
Närvaro registreras per period och räknas om automatiskt. När en elev passerar skolans gräns hamnar ärendet där någon tar hand om det — i stället för att upptäckas vid terminsslut.
- Skolan sätter själv var gränsen går för när ett ärende ska lyftas
- Ärenden kan delegeras till mentor, kurator eller elevhälsan
- Analys, åtgärd och uppföljning dokumenteras på samma ställe som siffrorna
Överblick för den som ska svara på frågor
Som rektor eller skolchef ser ni hur dokumentationen faktiskt ligger till — per klass, per lärare och över tid. Det gör det möjligt att agera i tid i stället för att upptäcka luckor när tillsynen redan är igång.
- Täckningsgrad per lärare och klass, så ni ser var stödet behövs
- Antal åtgärdsprogram, anpassningar och kontakter med vårdnadshavare
- Underlag som går att ta med rakt in i det systematiska kvalitetsarbetet
Uppföljning och påminnelser för samtliga ärenden
Ett ärende som ingen påminner om blir ett ärende som glöms bort. Elevakten bevakar tidsgränserna själv: åtgärdsprogram som närmar sig utvärdering, anmälningar enligt 6 kap. skollagen som väntar på utredning, elever utan dokumentation och uppgifter som passerat sin gallringstid. Allt landar på rätt persons lista, med en deadline och en ansvarig — inte i ett mejl som försvinner i flödet.
- Påminnelse om åtgärdsprogram i god tid före utvärdering, och den ligger kvar tills programmet är hanterat
- Uppgifter kan delegeras till mentor, kurator eller elevhälsan och följas upp med kommentarer i ärendet
- Skolan väljer själv hur ofta påminnelser om dokumentation ska gå ut
- Gallringspåminnelse flaggar uppgifter som bör rensas enligt skolans egna arkivregler
Planeringar som går att lämna över
Lärarna planerar på termin-, vecko- och lektionsnivå i systemet och väljer själva vilka kollegor som ska se planeringen. När en vikarie kliver in finns lektionen redan beskriven — mål, innehåll, aktiviteter och material — i stället för i en lärares egen mapp.
Dela med vikarier och kollegor
En planering delas med utvalda personer, inte med alla. Mottagaren hittar den under sin egen flik Delade med mig, med lärarens mål och upplägg intakt. Läraren kan också ge någon rätt att redigera, så att ett arbetslag kan planera tillsammans i samma underlag.
- Vikarien får lektionens mål, innehåll, aktiviteter och material — inte bara ett schema
- Dela en enskild lektion eller en hel terminsplanering, till en person eller till ett arbetslag
- Välj per person om kollegan ska kunna läsa eller även redigera
- Centralt innehåll kopplas till planeringen, så ni ser vad läsåret faktiskt täcker
Skolledningen ser att planeringen finns
Rektor och skolledning får en samlad bild av hur planeringsverktyget används — antal termins-, vecko- och lektionsplaneringar per medarbetare och när de senast uppdaterades. Det är ett underlag för samtal och stöd, inte för kontroll av enskilda lektioner.
- Se direkt var planeringen är på plats och var någon behöver avlastning
- Klicka på en medarbetare för att öppna deras planering skrivskyddat
- Samma siffror går in rakt i det systematiska kvalitetsarbetet
Byggt för gymnasiet — i samma system som förskolan och grundskolan
Gymnasiet arbetar i kurser, med individuella studieplaner, två läroplaner parallellt och elever som blir myndiga mitt i utbildningen. Elevakten är byggt för just det — inte grundskolan med andra årskurser påklistrade. Programklasser, kursbeteckningar och studieplaner finns i systemet från start, och personalen känner igen sitt eget språk första gången de loggar in. Driver ni även förskola eller grundskola ligger de i samma system, var och en med sin egen läroplan och sina egna begrepp.
GY25 och GY11 samtidigt
Elever i ÅK 1 och 2 får GY25, ÅK 3 får GY11. Rätt läroplan sätts per årskurs automatiskt — ingen behöver hålla reda på övergången eller komma ihåg vilken årskull som har vad.
Individuell studieplan
Varje elevs kurser läggs ut per årskurs. I dokumentationen visas bara elevens egna kurser, så läraren slipper leta bland ämnen som inte är aktuella.
Myndiga elever
När en elev fyllt 18 bestämmer skolan själv om vårdnadshavare fortfarande ska visas. En inställning i stället för en rutin någon måste komma ihåg.
Kriterier ordagrant från Skolverket
Centralt innehåll och betygskriterier hämtas live när läraren sätter betyg. Ni behöver aldrig uppdatera något när Skolverket ändrar.
Frånvaro som påverkar studiebidraget
Frånvaron räknas om löpande och lyfts som ett ärende när den passerar skolans egen gräns. Analys, åtgärd och uppföljning dokumenteras på samma ställe som siffrorna — underlaget finns när CSN eller vårdnadshavare frågar.
Kursplanering som vikarien kan ta vid i
Lärarna planerar per kurs och delar med kollegor och vikarier. På ett gymnasium där en kurs ofta bärs av en enda lärare är det skillnaden mellan en fungerande vecka och en förlorad.
Gymnasieklasser med ÅK 1–3, programklasser och dokumentationsgrad per elev. Personnumren är maskerade i bilden — i systemet visas de för den som har behörighet.
Förskola, grundskola och gymnasium — i ett och samma system
Har huvudmannen flera skolformer slipper ni ett system per form — och överlämningen mellan stadier blir en knapptryckning i stället för ett sammanställningsjobb.
Förskola
Målområden, strävansmål och observationer med förskolans eget språk.
Grundskola
Ämnen, centralt innehåll och betygskriterier för åk F–9.
Anpassade grundskolan
Både ämnen och ämnesområden, med egna kriterier och nivåer.
Gymnasiet
Kurser, nivåer och individuella studieplaner per årskurs.
Tiden kommer tillbaka till undervisningen
Dubbelarbetet försvinner när allt ligger på ett ställe, kopplat till läroplanen och förifyllt åt er.
med ökad kvalitet
Hur mycket tid som frigörs varierar mellan skolor. Mejla oss så räknar vi på just er situation.
Vi skräddarsyr en lösning — med prisgaranti
En friskola med 180 elever och en kommun med fjorton enheter behöver inte samma sak. Vi utgår från er skolform, ert antal elever och de delar ni faktiskt ska använda, och sätter ihop en lösning efter det. Priset följer omfattningen — inte en prislista ni ska pressas in i.
Vi sätter upp skolan, klasserna och er data åt er — och håller en onboarding med kurs för personalen som en del av paketet.
Skicka ett mejl, så hör vi av oss
Vill ni se Elevakten? Skriv några rader till hej@elevakten.se — berätta vilken skolform ni driver och ungefär hur många elever det handlar om, så återkommer vi med förslag på en tid som passar er. Ni behöver inte förbereda något, och ingen tid bokas förrän ni själva sagt ja till den.
- 1Ni mejlar oss några rader om skolan — skolform, antal elever och vad ni vill veta.
- 2Vi svarar, oftast samma dag, och föreslår ett par tider för en visning på cirka 20 minuter.
- 3Vi visar Elevakten utifrån er skolform och går igenom hur ni står inför 2027.
- 4Blir det ett avtal sätter vi upp skolan och er data åt er, och håller en onboarding med kurs för personalen.
Skriv till oss
Fyll i fälten så öppnas ett färdigt mejl i ert e-postprogram — ni ser och godkänner texten innan den skickas.
Det beslutsfattare brukar undra
Vad innebär offentlighetsprincipen för oss som fristående huvudman?
Från 1 januari 2027 ska ni kunna ta fram och lämna ut allmänna handlingar, precis som kommunala skolor gör i dag. Mindre huvudmän — skolor med högst 450 elever och förskolor med högst 100 barn — får lättnader i handläggning och arkivering, och under de två första åren gäller lättnaderna alla fristående huvudmän. Elevakten gör underlaget sökbart och enkelt att ta ut. Bedömningen av vad som får lämnas ut gör ni — den ligger hos huvudmannen.
Hur kommer vi igång — hur mycket jobb är det för oss?
Nästan inget. Vi sätter upp skolan, era klasser och er data åt er. Ni loggar in på en färdig miljö och kan börja använda Elevakten direkt.
Hur styr vi vem som ser vad?
Rektorn beslutar och styr behörigheterna själv, ända ner på individnivå. Behörighetsfunktionen är byggd för att vara enkel: varje rättighet är en rad där ni ser och klickar vilka roller som har den, och behöver en enskild person mer eller mindre än sin roll ger ni avvikelsen direkt på personen. Inget behöver beställas av oss, och inget kräver teknisk kunskap. Känsliga områden — skyddad identitet, elevhälsa, utvecklingssamtal — har egna rättigheter som aldrig följer med automatiskt.
Kan lärarna dela planeringar med vikarier?
Ja. Lärarna planerar på termin-, vecko- och lektionsnivå och väljer själva vilka kollegor en planering ska delas med. Mottagaren hittar den under sin flik Delade med mig, med mål, innehåll, aktiviteter och material. Läraren kan också ge enskilda kollegor rätt att redigera, så att ett arbetslag planerar i samma underlag. Skolledningen ser i sin tur en översikt över hur planeringen används per medarbetare.
Täcker ni förskola, grundskola och gymnasium?
Ja, alla fyra. Förskolan arbetar mot Lpfö 18 med målområden och observationer i förskolans eget språk, grundskolan mot Lgr22 och anpassade grundskolan mot Lgra22 med både ämnen och ämnesområden. Gymnasiet har GY25 och GY11 med rätt läroplan per årskurs, individuella studieplaner per elev och betygskriterier hämtade direkt från Skolverket — där kan ni också välja om vårdnadshavare ska visas för elever som fyllt 18. Driver huvudmannen flera skolformer ligger de i samma system, och överlämningen mellan stadier blir en knapptryckning.
Vad händer med vår data om vi slutar?
Den är er. En fullständig säkerhetskopia av allt är en knapptryckning bort, och alla underlag går att ta ut som Excel, PDF, CSV eller text. Ni behöver aldrig fråga oss om lov för att få ut er egen information.
Är det förenligt med GDPR och skollagen?
Elevakten är byggt kring svensk skollag och GDPR, med personuppgiftsbiträdesavtal, behörighetsstyrning och gallringsrutiner som skolan sätter själv. Dokumentationen följer läroplanens struktur, vilket håller nere mängden uppgifter som samlas in.
Vad kostar det?
Vi skräddarsyr en lösning efter er skolform, ert antal elever och de delar ni faktiskt ska använda — och lämnar ett pris utifrån det, med prisgaranti. Hittar ni en likvärdig lösning till lägre pris berättar ni det för oss, så ser vi till att ni ligger bra till. Mejla oss så räknar vi på just er skola.
Behöver personalen utbildning?
Vi håller alltid en onboarding med kurs för de kunder som vill ha det — den ingår i paketet när ni tecknar avtal, utan extra kostnad. Vi går igenom systemet med personalen utifrån deras roller, så att lärare, mentorer, elevhälsa och skolledning vet vad just de ska göra. Därutöver är gränssnittet rent och tydligt, i samma anda som e-tjänster personalen redan känner igen, och det finns hjälp och manual direkt i systemet.